Archivos para 27 julio 2012

Actas: Ejercicios

Actas.Ejercicio1.

1)   Lee el siguiente texto informativo:

Último momento.

SINDICATOS

Cofe reunido para dar forma a plan de acción

La dirección de la Confederación de Organizaciones de Funcionarios del Estado (COFE) está reunida desde el mediodía para terminar de dar forma al plan de acción que elevará a la asamblea de la organización, convocada para el miércoles.

De todas formas, la primera medida de la estrategia sindical consiste en una movilización que podría efectuarse “casi seguramente” este jueves 19, adelantó el secretario general de COFE, Joselo López. Esta acción coincidiría con la reunión que ese día tendrán los funcionarios de COFE con el ministro de Trabajo, Eduardo Bonomi.

El encuentro servirá para que los trabajadores le planteen al jerarca ministerial lo que ven como violación del convenio salarial. Esto supone una primera etapa hacia la denuncia al Estado por el incumplimiento del acuerdo, dijo López. COFE ya se ha asesorado con abogados constitucionalistas para definir los caminos para la presentación del recurso.

Los trabajadores dicen que para no sufrir una pérdida salarial y alcanzar la recuperación del 17,5% fijada para enero pasado, deben recibir un ajuste de 11%.

El gobierno ha concedido hasta ahora un 7,12% y propuso un ajuste adicional en abril retroactivo a enero, primero de hasta un 4% (aceptado por COFE) pero luego adujo complicaciones para la aplicación de la fórmula por lo que varió la cifra a un 2% “al barrer”, que fue descartado por los sindicalistas.

2) Como secretario de COFE realiza el acta de esta reunión donde se registre el orden del día y las resoluciones correspondientes.

 

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Ejercicio 2

Realiza el acta de la Asamblea Ordinaria de AMEPU del día de hoy.

Temas tratados:

  • Creación de un Taller de Autoestima.
  • Difusión sobre derechos, legislación, salud sexual y reproductiva.
  • Avances en la reglamentación de legislación nacional sobre la jubilación de las trabajadoras sexuales.

 

AMEPU Uruguay

Asociación de Meretrices Profesionales del Uruguay

Nuestra historia

Las trabajadoras sexuales de Uruguay fundamos la Asociación de Meretrices Profesionales del Uruguay (AMEPU) en 1986 y dos años más tarde obtuvimos la personería jurídica. Nuestro objetivo inicial fue ayudarnos entre las compañeras, contrarrestar la violencia policial y defender los derechos que nos corresponden como trabajadoras sexuales y como mujeres. En la actualidad, el trabajo sexual es legal en Uruguay.

 

 

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Ejemplos de Actas

Ejemplo 1. Este ejemplo tiene una estructura bien esquemática.
Acta de la reunión de la comisión directiva del Club de Debate:

Asistentes:
Sra. D. Pamela Ritchie, presidente
Sr. D. Carlos Diez
Sr. D. Daniel Echeverría
Sr. D. Roberto Castro, secretario
Fecha: 15 de junio de 2003
Hora de Comienzo: 16 hs.
Hora de terminación: 17.30 hs.
Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile

Desarrollo de la reunión:
Se abre la sesión con el siguiente orden del día:

  1. Discusión sobre la diferencia entre escuchar y oír.
  2. Discusión sobre el escuchar y su relación con los negocios.

1. Se abre la discusión sobre el primer punto:
El Sr. D. Pedro Benítez explica la diferencia biológica entre escuchar y oír.
El Sr. D. Enrique Parra se muestra de acuerdo con el Sr. Benítez.
Sometido a votación, se decide:

  1. Encargar la publicación de lo discutido al Sr. Echeverría

El sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el acta su voto en contra de la discusión, fundándose en el motivo siguiente: Escuchar y oír son sinónimos por lo tanto no ve el motivo de tal discusión.

2. Se abre la discusión del segundo punto.
Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión que será el 22 de junio de 2003.

Presidenta   Secretario
visto bueno y firma

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Ejemplo 2. En este caso la sesión se levanta por falta de quórum (número mínimo necesario de asistentes)

REUNION EXTRAORDINARIA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOCIACION DE ADJUDICATARIOS Y PROPIETARIOS CASABLANCA SECTOR IV
ACTA 006

En Santafé de Bogotá, siendo él (12) día del mes de Septiembre de (2006), a las 7:45 p.m., se reunieron en las instalaciones de la administración, los miembros de la Junta Directiva de la Asociación de adjudicatarios y propietarios Casablanca sector IV, según convocatoria efectuada por el señor Presidente, mediante comunicación escrita, con el lleno de todos los requisitos legales y estatutarios, para deliberar el siguiente orden del día:

ORDEN DEL DIA

1)VERIFICACIÓN DE QUÓRUM
2)LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR
3)PROPOSICIONES Y VARIOS

DESARROLLO ORDEN DEL DIA

1.VERIFICACION DE QUORUM:

El señor secretario, una vez tomado el nombre y apellido de los asistentes informo que a esta reunión se presentaron los siguientes delegados:

Al verificar el quórum se cuenta con (6) delegados asistentes de (12) hábiles convocados, los cuales representan él (50 %). En consecuencia y de acuerdo a la revisión de requisitos legales y estatutarios vigentes, en especial, lo estipulado en él articulo 34, de los estatutos de la Asociación. Se determina que este coeficiente no es suficiente para deliberar y tomar decisiones.

Siendo las 8:00 de la noche se da por clausurada esta reunión ordinaria y esta acta es firmada y aprobada por el Presidente y Secretario de la Junta Directiva, como aparece a continuación:

Presidente                                          Secretario

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EJEMPLO DE LIBRO DE ACTAS

 

Acta nº___ de la reunión (ordinaria/extraordinaria) de (Junta Directiva/Asamblea).

Asisten

Justifican su asistencia

 

Siendo las _____ h. del día ________________ se reúnen los arriba citados en sesión (Ordinaria/extraordinaria) de (nombre del órgano: Junta Directiva, Asamblea) de la Asociación _________________________________ para tratar el siguiente Orden del Día:

1.- Lectura y aprobación del acta anterior.

Tras la lectura es aprobada por (asentimiento, mayoría,…).

2.- Programa de actividades para 1997.

Tras una serie de intervenciones se somete a votación resultando aprobado por ……….. (adjuntar programa aprobado).

3.- Relación con la Asociación de Vecinos.

Oídas todas las aportaciones de los socios se toma el siguiente acuerdo: ___________________________________

__________________________________________________________________________________________

Pedro Pérez  pide que conste en acta su voto en contra del acuerdo adoptado.

No habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión siendo las _________ h. del día citado, de todo lo cual doy fe como secretario y firmo la presente con el VºBº del Presidente.

VºBº PRESIDENTE                                                            EL SECRETARIO

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Actas

ACTAS

La palabra “acta” viene del latín y significa “los hechos”; luego, un “acta” no es más que un testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia: una reunión de consorcio, una asamblea de miembros de una comisión directiva de cualquier entidad, una certificación del nacimiento de una persona, etc. Es decir, hechos que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar.

Formalmente debe contener datos del lugar donde se “labra” (así se denomina al hecho de redactarla; “labra” viene del latín “labora”, “trabaja”), fecha y hora; una breve introducción sobre el hecho a que se refiere o el motivo que da lugar a su escritura y, en el “cuerpo”, un detalle pormenorizado de lo que acontece en el acto o reunión. Si hay debates, nómina de los que intervienen y síntesis de lo que dicen, así como las conclusiones a las que se arriban. Si hay votaciones, detalle de lo que se vota y resultado de la votación. Si hay “mociones” (acciones que los presentes proponen), detalle del contenido de cada una y mención de quien la formuló. Para su cierre, se usa generalmente un párrafo “de estilo”, indicando la hora en que termina el acto y señalando que al pie firmarán los presentes “prestando su conformidad” a lo actuado.
Las actas son testimonios de hechos ocurridos y suelen escribirse en libros con hojas renglonadas para ello. Además, se las numera correlativamente.

CONSEJOS para realizar un acta:

Preparar la reunión: recopilar y tratar toda la información disponible (como mínimo la que indica la Norma) para presentar gráficos, tablas y otros elementos que delaten más información de la que ya se conoce.

La preparación también es apropiado que contenga una propuesta de objetivos para el próximo período (propuesta que en la misma reunión deberá ser evaluada, quizás retocada, y aprobada por la Dirección.

–> Definir un orden del día: es importante planificar el desarrollo de la reunión y ceñirse al tema.

–> Tomar nota de todo durante la reunión: alguien debe hacer de apuntador (normalmente será el mismo que redactará el borrador de acta que se ofrecerá a la Dirección para su firma).

El acta que se proporciona debe tomarse como una guía, no como una plantilla. Las actas deben reflejar lo que se dice y los compromisos que se asumen, reflejando la idiosincrasia propia de la organización.

 

Fuente: http://es.scribd.com/doc/51131536/ACTA

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Ejemplo de Comunicado de prensa: Universidad.

La Universidad Argentina X lanza una nueva carrera de grado y
rinde homenaje al artista plástico argentino: Antonio Berni

En los últimos veinticinco años, el arte argentino
ha vivido una revalorización única en su historia

25 de julio de 2001: La Universidad Argentina X lanzó una nueva carrera de grado “Licenciatura en Arte y Cultura”. Junto a este nuevo emprendimiento, realizó una megaexposición sobre las obras del artista plástico Antonio Berni cuya clausura será el día 30 del corriente.
“La Universidad Argentina X buscó que los jóvenes, target más importante, comprendan la trascendencia del arte a través de una interesante recopliación para entendidos y a su vez, se interesen por esta nueva carrera.

Alicia Carletti; importante artista argentina contamporánea y Carlos Alonso; gran dibujante, grabador y pintor, comentaron que el incremento que ha alcanzado la venta de pintura argentina en las mejores galerías del país y del exterior es otro dato importante. Porque de la cifra de 1.500.000 dólares obtenida por remates de obras locales durante 1990, se ha llegado a la suma de 15.000.000 en 1999.

Los números ofrecen el mejor pantallazo para demostrar la relevancia que El arte de los argentinos tiene en la actualidad y a cinco días de la inauguración de la exposición y del lanzamiento de la nueva carrera de grado, un increíble promedio de 650 asistentes por día, mientras que los telefónos de inscripiones al ciclo lectivo 2002, no dejan de sonar.

Sobre nuestra Universidad
X es una de las universidad más importantes del país que ofrece innovación constante en relación a las carreras que va incorporando a su haber.
La Licenciatura en Arte y Cultura, de hecho se trata de una carrera nueva, con una duración de cuatro años, cuyas materias son dictadas por los más prestigiosos profesores, muchos egresados de la Escuela Nacional de Bellas Artes y alternadas con materias prácticas, un complemento imprescindible dentro de la labor. Asimismo, se alternan con charlas a cargo de artistas reconocidos dentro del ambiente.

Para mayor información sobre la misma contactarse al Te: 0800 – 0000 o visite http://www.x.edu.com.ar.

Sobre Antonio Berni
Fue y siempre será una de las máximas figuras del arte de nuestro tiempo.
Nació en Rosario en 1905 y de adolscente comenzó a incursionar en el arte, esmerilando vidrios, fileteando vitrales y realizando moldes. A los 18 años realiza su primera exposición en el Jockey club de Rosario. De joven y durante un viaje a Europa, Berni se enrola en las filas del surrealismo. La crisis de los años 30 lo obliga a trabajar como empleado público. Sin embargo, en lugar de abandonar la pintura, comienza a incorporarle el matiz de la denuncia social, una diferencia que sería su gran fuerte.
Entre 1935 y 1946 ejerce la docencia en la Escuela Nacional de Bellas Artes.
Berni falleció en Buenos Aires en 1981.
Alguna de sus obras han sido vendidas a precios récord en las grandes casas de subasta de Nueva York.

Para mayor información visite el sitio http://www.berni.com/argentina o envíe un mail
expoberni.x@marketing.com.ar

Contactos:
Universidad X: Eliana Battistelli
Teléfono:444-4444
Fax: 444-4444
e-mail: eliana.battistelli@x.edu.ar.com

Buenos Aires, 25 de julio de 2001
OFICINA DE PRENSA

Gracias por su difusión

 

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Materiales de apoyo a las notas de prensa

Materiales de apoyo a la nota de prensa

 

Algunas veces, la información que contiene una nota de prensa interesa al periodista, pero necesita de algún apoyo para poder difundirla de la mejor manera posible.

 

En este sentido, los materiales de apoyo que acompañen a una nota de prensa deben obedecer a las necesidades de cada medio.  Si se trata de una televisión, un videocomunicado con imágenes relativas a la información, con entrevistas a líderes de opinión o portavoces de la compañía o institución, serán de gran ayuda para el medio.  Un radiocomunicado servirá para las estaciones radiofónicas e imágenes en alta resolución (en formato electrónico o en diapositivas, para los medios impresos.

 

Por supuesto, también se pueden enviar otro tipo de materiales de apoyo, dependiendo del tema que se trate, pero para esto lo mejor es mantener la misma estrategia que para el contenido de la nota de prensa:  lo mejor es ser escueto, sencillo y claro.

 

Demasiados materiales pueden apabullar o distraer al periodista de lo más importante para nosotros: la información de la nota de prensa.

 

Además, aunque los materiales sean de la mayor calidad, siempre hay una posibilidad de que el periodista prefiera conseguir los suyos directamente.

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Las notas de prensa electrónicas

   Las e-notas de prensa

 

Este tipo de comunicados es igual a los tradicionales en cuanto a que requiere sencillez, claridad y brevedad del mensaje.    Pero, por las características del formato, ofrece múltiples  ventajas, tanto para el periodista como para el profesional de relaciones públicas, aunque también impone ciertas limitaciones para ambos colectivos.

 

Ventajas para el periodista:

 

·        Recibe la información directa y rápidamente en su puesto de trabajo o, si tiene un webmail, desde cualquier ordenador con acceso a internet.

 

·        El formato del comunicado es más atractivo.

 

·        No le ocupa espacio físico.

 

·        Facilita el almacenamiento de la información.

 

·        Puede acceder automáticamente a más fuentes de información disponibles en la red.

 

Ventajas para el profesional de relaciones públicas:

 

·        Posibilidad de enviar la información directa y rápidamente a cientos o miles de periodistas.

 

·        Reducción de costes de distribución (se evitan impresiones, manipulaciones, sellos y mensajerías, así como todo el tiempo antes dedicado a todas estas actividades).

 

·        No le ocupa espacio físico.

 

·        Posibilidad de acompañar la información con imágenes de alta resolución, audio y vídeo, para descargar y utilizar posteriormente en los medios de comunicación.

 

·        Establece interactividad con los periodistas mediante algunas sencillas funciones incluidas paralelamente al comunicado (votaciones, formularios, inscripciones, juegos, etc.).

 

·        Permite mantener actualizada en tiempo real la base de datos de correos electrónicos de periodistas.

 

·        Origina visitas de líderes de opinión a las páginas webs de las empresas o instituciones que remiten la información.

 

Limitaciones:

 

·        La necesidad de contar con un ordenador con acceso a internet.

 

·        La necesidad de que los periodistas consulten su correo electrónico y destaquen la información que reciben entre multitud de mensajes de todo tipo.

 

Las limitaciones, por mencionar algunas, pueden ser discutibles ante la amplia cobertura de internet entre los representantes de los medios de comunicación españoles y, porque la competencia por la atención del periodista es un reto que reside en la naturaleza misma de la actividad de relaciones públicas, con lo que se deben emprender estrategias para destacar el mensaje entre una multitud de informaciones.

 

Además, las e-notas de prensa pueden ser reenviadas entre los periodistas a otras personas, convirtiéndose en “embajadores” de la información y dando paso a convertirlas en verdaderas campañas de comunicación viral.

 

En sí, las e-notas de prensa pueden ser herramientas verdaderamente atractivas y versátiles, pero lo que en el fondo seguirá importando es la información que contenga.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Sugerencias para un encuentro con la prensa

   Sugerencias para preparar un encuentro con la prensa 

                                  

La prensa juega un papel significativo en la formación de la opinión pública, además posibilita mantener el contacto con audiencias numerosas y dispersas geográficamente, lo que permite acortar las distancias entre las organizaciones y sus clientes, además resulta una vía ideal para orientar a los clientes y la población en general con respecto al acceso y el empleo de los servicios de las organizaciones, así como para fortalecer la imagen de las organizaciones a partir de la divulgación de informaciones que resalten sus puntos fuertes y los beneficios sociales que se derivan del trabajo que realizan.

Atendiendo a lo anterior, el trabajo con la prensa resulta de vital importancia para las organizaciones, sobre todo para aquellas que prestan servicios y cuyo actuar genera muchas y diversas opiniones en disímiles sectores de la sociedad.

Una de las formas recogidas para el intercambio con la prensa es el encuentro / intercambio, a continuación se ofrece una guía para el desarrollo de actividades de este tipo. Debe aclarase que esto es tan solo una propuesta, por lo que es susceptible de ser mejorada a partir de las experiencias que se derivan de la práctica profesional.

1.- Elaborar plan para el encuentro:

Para la conformación del plan se deben definir los objetivos del encuentro, qué medios y periodistas serán invitados: de acuerdo a los interese y objetivos definidos se puede invitar a los representantes de los medios locales, provinciales y/o nacionales; a los representantes de la radio, la prensa escrita, la televisión y/o a los encargados de los sitios web de estos medios.

Los temas a abordar constituyen otro de los aspectos a tener en cuenta para el plan, al respecto deben especificarse el tono, la intencionalidad y los aspectos a resaltar, así como la forma en que serán abordados. Para lograr los objetivos propuestos debe instruirse a las personas que intervendrán en el encuentro con respecto a las cuestiones antes señaladas. En caso de que el tema que se desee abordar en el encuentro no sea suficientemente atractivo para la prensa, se recomienda incluir temas que resulten de interés para la prensa, siempre teniendo el cuidado de abordarlos de forma tal que no sobresalgan por encima del tema más importante para la organización. El hecho de garantizar un equilibrio entre los temas seleccionados para el encuentro que satisfaga los intereses de ambas partes, permitirá contar con una mayor participación de la prensa. También relacionado con este aspecto deben tomarse en consideración las regulaciones existentes en la organización para garantizar la seguridad informativa, se recomienda consultar con los especialistas para evitar divulgar informaciones estratégicas que atenten contra la seguridad, el posicionamiento, el prestigio y el desarrollo de la organización.

Además se debe definir la fecha, la hora y el lugar para la celebración del encuentro. Con relación a esto se debe tomar en consideración los intereses y posibilidades de los representantes de la prensa, pues pudiera suceder que en la fecha prevista coincidan otros eventos de mayor interés para la prensa, lo que atentaría contra la asistencia al encuentro, en este sentido se recomienda hacer un análisis valorativo de los acontecimientos que se desarrollarán en el territorio para poder elegir la fecha y hora adecuadas.

Deben precisarse los materiales que se van a entregar a los periodistas: documentos impresos, folletos, sueltos y plegables informativos y/o promocionales, multimedias, documentos en formato digital (Word, presentaciones en power point), videos, etc.

Debe establecerse un programa que permita llevar la secuencia del encuentro, el mismo debe definir tiempo de duración estimado de la actividad, tiempo que se dedicará a cada tema, horarios para pausas (merienda, refrigerio, buffet), etc.

2.- Invitar / convocar a los representantes de los medios al encuentro:

Para invitar a los periodistas se puede emplear diferentes vías y medios:

Invitación personal: Acudir personalmente a la sede del medio e informar sobre el encuentro: fecha, hora, lugar, objetivos. Hacer patente nuestro interés de que participe un representante del medio y hacer la invitación (estas visitas se pueden apoyar con tarjetas de invitación como elemento recordatorio). La invitación personal se puede hacer directamente al periodista.

Invitación por escrito: Puede hacerse a través de una carta de invitación oficial o a través de una tarjeta de invitación (se recomienda siempre ensobrarlas). En estos casos deben cuidarse las normas de identidad visual corporativa establecidas para la papelería por cada organización. Estas cartas / invitaciones deben precisar el nombre de la organización que convoca al encuentro, la fecha, la hora, el lugar y los objetivos del mismo, en el caso de las cartas deben ser redactadas en forma de pirámide invertida incluyendo en el primer párrafo las informaciones más importantes y en el / los siguiente(s) el resto de las informaciones organizadas en orden decreciente de importancia. Al igual que el caso anterior, las cartas / invitaciones pueden hacerse llegar directamente a los periodistas.

Invitación vía telefónica: Consiste en informar a los medios del encuentro empleando para ello el teléfono como medio de comunicación. Esta vía tiene como inconveniente que si no se contacta con la persona indicada puede que la información no llegue a tiempo o se pierda, en este sentido se recomienda confirmar con los medios la notificación de la información, además se sugiere contactar directamente por la misma vía a los periodistas para garantizar que se enteren de la celebración del encuentro.

Invitación a través del correo electrónico: Consiste en informar a los medios y/o directamente a los periodistas sobre el encuentro a través del correo electrónico; para estos casos se puede diseñar una carta / invitación digital que atendiendo a las características del medio puede contener más colores e incluso audio para reforzar el contenido del mensaje. Esta vía es muy oportuna atendiendo a la rapidez con que se puede hacer llegar la información y a lo económica que resulta, pero pueden presentarse dificultades técnicas que impidan que el mensaje llegue a su destino o que se retrase la entrega, además puede suceder que el destinatario no revise a tiempo ni sistemáticamente su buzón, que lo tenga lleno o que la cuenta haya caducado, por ello se recomienda combinar esta vía de comunicación con otra de las mencionadas.

Acompañando las comunicaciones por escrito y a través del correo electrónico se puede proporcionar a la prensa varios materiales complementarios que les permitan tener una mayor claridad sobre el tema que se abordará.

Para garantizar que la información llegue a todos los medios se debe contar con una base de datos donde toda la información para contactar a la prensa esté actualizada

3.- Garantizar condiciones del local:

Se deben revisar las condiciones del local donde se efectuará el encuentro, no debe olvidarse que hasta el detalle más insignificante comunica e influye en la imagen que se forman las personas sobre la organización; por tanto debe velarse por la limpieza y la organización del local, debe prestarse atención a la disposición del mobiliario y asegurarse de que se corresponde con las necesidades del encuentro a fin de facilitar la comunicación. Debe garantizarse una iluminación adecuada y se debe prestar atención a la decoración del local teniendo en cuenta que los elementos decorativos no pueden opacar ni suplantar los elementos identitarios, cuyo estado debe ser evaluado (conservación de la pintura del local, colores corporativos, señalética, logotipos, símbolos, mobiliario, etc.).

Se debe valorar además las posibilidades técnicas del local: existencia y posibilidades de conectividad (existencia y distribución de puntos de acceso a redes), existencia y distribución de terminales de líneas telefónicas en funcionamiento, existencia y distribución de tomacorrientes con alimentación, etc.

4.- Garantizar condiciones técnicas:

La tecnología deviene una importante aliada que facilita mucho las cosas en estos encuentros, no obstante si no se toman ciertas precauciones puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza, que atenta contra la calidad y efectividad de estos eventos.

Se debe garantizar el video, el equipo de audio, los micrófonos, la PC, el datashow, los cables conectores y de alimentación de estos equipos y los cables de red.

Se debe comprobar además el estado técnico y el funcionamiento de estos equipos, así como el estado de las conexiones en caso de que se necesite acceder a sitios / páginas web o a informaciones ubicadas en la intranet corporativa.

Resulta necesario además, comprobar la calidad de la información y el estado de los soportes de la información (discos, disquetes, memorias flash) y si la PC los reconoce. Siempre resulta provechoso guardar la información en varios soportes como medida de precaución.

5.- Materiales para entregar a la prensa:

Para apoyar lo que se dice verbalmente en el encuentro y como forma de minimizar la posibilidad de que se omitan o distorsionen determinados detalles de la información ofrecida, es recomendable proporcionar a los participantes materiales con informaciones relacionadas con los temas abordados en el encuentro.

Para ello se pueden emplear CD (multimedias, documentos digitales, presentaciones en power point, etc.), se pueden entregar además sueltos y plegables informativos y/o promocionales, folletos, dossier, resúmenes, circulares, resoluciones, etc. Se puede entregar además CD y casetes de audio con entrevistas, comparecencias anteriores, opiniones y reflexiones…

Se puede aprovechar también la oportunidad para entregar encuestas que permitan a la organización obtener informaciones relevantes para el desarrollo de su trabajo: nivel de satisfacción con el encuentro, estados de opinión de los clientes y la población en general, necesidades e intereses de la prensa o para actualizar los datos y la información de contacto de los representantes de los diferentes medios.

Es importante considerar la necesidad de ofrecer a los periodistas medios para tomar notas: blocks, agendas, páginas sueltas para notas, bolígrafos, etc. en dependencia de las posibilidades de la organización. Además estos elementos pueden emplearse como soportes publicitarios y/o promocionales para dar a conocer nuevos productos y servicios o para fortalecer la imagen de la organización.

6.- Garantizar el acceso a los locales donde se desarrollará el encuentro:

Muchas organizaciones restringen el acceso de personas a sus instalaciones, en estos casos el organizador del encuentro debe prever que no existan barreras que impidan a los invitados de la prensa acceder a los locales, para ello debe establecerse un conjunto de coordinaciones con el área de seguridad y protección que incluyen: entregar el/los listado(s) de participantes para que sea aprobado y garantizar la implementación de varias medidas encaminadas a que el periodista no tenga que detenerse más de lo necesario en la puerta de las instituciones. En caso de que las medidas de seguridad impidan el acceso a las instalaciones de la organización se debe garantizar locales ubicados fuera de las instalaciones que pertenezcan a la propia organización o rentados a terceros.

 

7. Cortesía

Para estos encuentros debe garantizarse, en la medida de lo posible, un pequeño buffet, una merienda o simplemente un servicio de agua, café y/o té, o sea, algo para mostrar cortesía a los periodistas que a fin de cuentas devienen invitados de la organización, asumiendo que pocas organizaciones cuidan de esos detalles, esto puede constituir un elemento diferenciador y puede ayudar a que la organización sea vista de una mejor manera.

8.- Desarrollo del encuentro:

Se debe recibir a los periodistas, preferiblemente a la puerta de la institución y guiarlos hasta el local donde se desarrollará el encuentro. Aunque muchos periodistas suelen llegar retrasados no es conveniente dilatar mucho el comienzo del encuentro por respeto a los que llegaron puntualmente y como medida para cumplir el programa fijado. No obstante si la asistencia es muy poca a la hora de comenzar es preferible esperar para dar tiempo a que los periodistas se vayan incorporando, lo que supone hacer reajustes en el programa sin que esto implique que la actividad, el mensaje y la información que se pretende proporcionar a la prensa pierdan calidad.

Una vez reunidos los participantes se debe dar la bienvenida y presentar el encuentro refiriendo fundamentalmente los objetivos, además se debe presentar a los representantes de la organización que intervendrán respetando el nivel jerárquico y mencionando su título (ingeniero, licenciado, etc.), nombre completo y cargo (director, subgerente, jefe del grupo….).

A continuación se debe explicar el orden en que serán abordados los temas y precisar lo que podría llamarse las reglas del juego para garantizar la participación organizada de todos los interesados (levantando la mano, haciendo llegar una nota al facilitador o a quienes dirigen el encuentro, etc.).

Al terminar las intervenciones resulta provechoso hacer un resumen resaltando los aspectos que más le interesen a la organización y la importancia de abordarlos en las publicaciones.

Finalmente se debe agradecer a los presentes por la asistencia y la participación.

Lic. Yeidel Téllez Batista

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